Zo kan informatie niet (per ongeluk) in verkeerde handen vallen en kunnen eventuele bezoekers de informatie niet zomaar bekijken. Vergeet bij het weggooien van informatie niet dat je dit op de juiste manier doet (zie Informatievernietiging). Denk bij informatie niet alleen aan informatie op papier, maar ook aan:

• Documenten, ordners
• Agenda’s, notitieblokken, adresboek, visitekaartjes e.d.
• Cd-rom, USB sticks, externe hardschijven e.d.

Sluit opbergruimtes die voorzien zijn van sloten of, ook wanneer je voor een korte periode je werkplek verlaat.

Berg ook persoonlijke spullen goed op of neem ze mee, neem bijvoorbeeld je tas mee als je gaat. Dit geldt uiteraard in omgevingen waar veel bezoekers komen, maar ook voor een omgeving waar dat niet het geval is. Het gaat er niet om dat je je collega’s niet vertrouwt, maar je hoeft ze op deze wijze ook nooit te wantrouwen.

Een ieder die in het bezit komt van jouw sleutels en toegangskaarten kan zich uiteraard toegang verschaffen tot alles waar jij ook toegang tot hebt, dus ook die vertrekken waar de toegang beperkt is tot een klein aantal personen binnen de organisatie. Iemand die een ruimte binnengaat met jouw toegangskaart, doet dat dus onder jouw naam en dus jouw verantwoording.

Neem je telefoon altijd mee en beveilig deze met een code. Zie voor meer informatie over het beveiligen van je telefoon of tablet het onderdeel Veilig mobiel

Zeker niet op zichtbare locaties, maar ook niet onder je toetsenbord! Meer informatie over het samenstellen en gebruiken van wachtwoorden vind je bij het onderdeel Wachtwoorden. Daarbij staan ook tips hoe je wachtwoorden makkelijk kunt onthouden en hoe je wachtwoord veilig opslaat.

Pak documenten altijd direct van de printer wanneer deze afgedrukt zijn. Laat ook deze informatie niet onnodig lang liggen op de printer. Printers staan vaak in algemene ruimtes waartoe velen personen ongemerkt toegang hebben. Tevens kunnen jouw documenten tussen afdrukken van anderen komen waardoor deze mogelijk in handen vallen van personen die normaal geen toegang tot de informatie (mogen) hebben. Meer tips vind je bij Multifunctionals.

Wanneer jouw computerscherm vanuit een gang of via een raam zichtbaar is dien je er rekening mee te houden dat ook bezoekers of personen die normaal geen toegang tot de zichtbare informatie hebben deze toch eventueel kunnen zien.

Ook bij het gebruik van een whiteboard dien je er rekening mee te houden dat, wanneer je het whiteboard niet schoonveegt, de informatie zichtbaar is voor personen die deze informatie niet mogen ontvangen.

Vergrendel je PC altijd, ook wanneer je voor een korte periode je werkplek verlaat en wanneer iemand je iets komt vragen. Hiermee voorkom je dat andere via jouw computer toegang hebben tot informatie waar ze normaal geen toegang tot hebben. Tevens is het zo dat wat anderen op jouw computer doen wanneer jij aangemeld bent dit allemaal onder jouw verantwoording gebeurd. Alles wat zij doen zal aan jouw naam gekoppeld worden, of het nu gaat om het bezoeken van een website of het inkijken, bewerken of verwijderen van informatie.

De schermbeveiliging wordt vaak pas na enkele minuten geactiveerd. Tikt iemand de muis even aan, dan zal de activatie van de schermbeveiliging opnieuw uitgesteld worden. Uiteraard zijn de gevolgen te vergelijk met het voorgaande punt.